Project Management Office - PMO
Zarządzanie

PMO w dużej organizacji – rola i przeznaczenie

Od kilku lat, wśród rodzimych firm widać pozytywny trend we wdrażaniu procesów zarządzania projektami. W niektórych dużych korporacjach proces ten, niedojrzały i raczkujący, zaczyna wchodzić na wyższe szczeble. Wcześniej czy później, w organizacji, która prowadzi prace projektowe pojawia się potrzeba nie tylko zarządzania nimi ale i mierzenia ich. Odpowiedzią na tą potrzebę jest powołanie PMO.

Powołanie Project Management Office w organizacji to nie jest łatwy krok. Nie wystarczy zebrać kilku specjalistów, którzy rozpoczną prowadzenie ewidencji projektów i będą skutecznie, lub nie, je monitorować. Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać zanim zdecydujemy się na powołanie PMO w swojej firmie powinno być zadanie sobie kilku pytań:

  1. Jak obecnie zarządzana jest moja organizacja?
  2. Kto podejmuje istotne decyzje dotyczące priorytetów?
  3. Jakie czynniki i wskaźniki chcę badać?
  4. Co jest największym problemem podczas realizowania prac?

Takich pytań możemy zdefiniować sobie o wiele więcej, jednak ważniejsze są odpowiedzi. To właśnie te odpowiedzi powiedzą nam, jak powinno być zbudowane PMO w organizacji i w którym jej miejscu usadowione.

Procesy, których właścicielem jest PMO

Istotnym elementem tej układanki jest zdefiniowanie procesu przepływu pracy – od momentu jej zgłoszenia do rozliczenia i monitorowania korzyści. Podobno zdefiniowanie procesów end to end jest dobre dla każdej dużej organizacji, w każdym jej aspekcie. Nie inaczej jest w przypadku zarządzania projektami.

Wbrew pozorom, wykonanie mapy procesów związanych z zarządzaniem projektami i ich procesowaniem nie jest czynnością trudną. Na pierwszy rzut oka wyłania się jeden proces główny i kilka podprocesów. Wszędzie wygląda to bardzo podobnie. Z tego względu na rynku doskonale rozwijają się metodyki zarządzania projektami, które wskazują nam pewną ścieżkę, która przy delikatnej modyfikacji wypełnia większość zapotrzebowania dla organizacji.

Funkcje i korzyści z istnienia Project Management Office

Role PMO w firmie przybierają podobne do siebie kształty. Jeżeli ktoś zastanawia się nad zasadnością działania takiej komórki, to powinien najpierw zadać sobie pytanie: czy w mojej organizacji jest realizowanych więcej niż 2 duże projekty rocznie? Jeżeli odpowiedź jest twierdząca to zasadnym wydaje się funkcjonowanie PMO.

Korzyści jakie daje PMO można łatwo zdefiniować. Nie jest to tylko monitoring prowadoznych prac i czuwanie nad kompletnością dokumentacji projektowej. Wyjątkowym bonusem jest baza wiedzy, jaka tworzy się podczas prowadzonej działalności. Dzięki prowadzonym pomiarom wykorzystania zasobów, czasów realizacji poszczególnych faz projektu czy rozliczaniu kosztów, możemy wyciągać ciekawe wnioski. Analizy prowadzone przez PMO mogą wskazywać na mocne i słabe strony firmy. Jest to kopalnia wiedzy pod definiowanie przyszłych projektów optymalizacyjnych w firmie.

Jeżeli chcemy znaleźć odpowiedź na pytanie, gdzie możemy obciąć koszty działania organizacji, to dobrze działające PMO ma tą odpowiedź wyrytą w raportach. To tam pokazywane są marnotrawstwa i niewykorzystane szanse.