pROJECT MANAGER DOBRE PRAKTYKI
Zarządzanie

Project Manager – dobre praktyki i narzędzia #1

Project manager ma trudne zadanie – musi tak zarządzać projektem, by zostały spełnione wszystkie założenia planu i by klient był zadowolony z efektów. To kierownik projektu bierze na siebie odpowiedzialność za zakończenie zadania projektowego w terminie. Sprawna komunikacja między wszystkimi osobami zaangażowanymi w realizację projektu i zamknięcie kosztów projektu w założonym wcześniej budżecie to również zadania osoby zarządzającej projektem. Ilość zadań może przytłoczyć każdego project managera; drobne pomyłki, niedociągnięcia czy nieprecyzyjne przekazywanie informacji potrafią negatywnie odbić się na całym procesie realizowania projektu. Dlatego też każdy, mniej lub bardziej doświadczony kierownik projektu, potrzebuje wsparcia swoich działań w postaci narzędzi ułatwiających zarządzanie projektami. Potrzebuje również wyrobienia pewnych nawyków w pracy, na przykład nawyku notowania ustaleń podczas rozmów z klientem i zespołem projektowym. Project manager planuje, kontroluje i komunikuje – zastanówmy się, jakie nawyki i narzędzia przydadzą się podczas owego planowania, kontrolowania i komunikowania.

Jakich narzędzi potrzebuje Project Manager?

Aby dobrze ustalić harmonogram prac, project manager powinien posiadać pakiet biurowy obejmujący edytor tekstowy, arkusz kalkulacyjny i program do prezentacji. Dobrze też byłoby, gdyby kierownik projektu miał zawsze przy sobie zwykły książkowy kalendarz, przy pomocy którego będzie mu łatwiej zapanować nad chaosem związanym projektem. W kalendarzu project manager może zapisywać zadania na każdy dzień i terminy spotkań, a także notować różne pomysły, które pojawiają się podczas zarządzania projektem. Kalendarz papierowy ma służyć kierownikowi projektu, natomiast dla usprawnienia komunikacji dotyczącej terminów spotkań, warto założyć kalendarz online. Dzięki takiemu kalendarzowi można ustalać terminy spotkań tak, by nie nachodziły na siebie i wszystkim odpowiadały. Jest to narzędzie wspólne, dostępne dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.

Project manager powinien również nabyć zwyczaj notowania istotnych ustaleń podczas rozmów z klientami i zespołem projektowym. Dzięki temu nie będzie odczuwał zbytniego obciążenia, będzie świadomy tego, że niczego nie zapomni, bo wszystko ma zanotowane. Do notowania kierownik projektu może na przykład wykorzystać notatnik Evernote, w którym łatwo można porządkować gromadzące się notatki, dzięki kategoriom i znacznikom.

Narzędzi możliwych do wykorzystania jest wiele, jednak drugą, równie istotną stroną medalu jest odpowiednie wyczucie tematu. Jeżeli kierownik projektu nie zna lub nie rozumie tematu projektu, dziedziny której on dotyczy to żadne narzędzia mu tego nie zapewnią.