Kierownik projektu dobre praktyki i narzędzia
Zarządzanie

Kierownik projektu – dobre praktyki i narzędzia #2

Kierownik projektu odpowiada za sprawne przekazywanie informacji, dlatego ważne są dla niego wszelkie narzędzia ułatwiające komunikację. Bardzo istotny jest e-mail oraz inne narzedzia wysyłki wiadomości – każdy klient je posiada. Warto używać odpowiedniego oprogramowania do obsługi poczty mailowej, na przykład można używać Zimbry, która posiada między innymi programowalne filtry i wygodne wyszukiwanie zaawansowane.

W skrzynce mailowej, aby usprawnić zarządzanie projektami, należy założyć oddzielne foldery dla projektów, korzystać z followupów i znaczników typu: zadania, pilne. Oczywiście project manager powinien także korzystać z telefonu, najlepiej kontaktować się z klientem co tydzień i streszczać mu postęp prac. Można też wykorzystywać skype’a. Wiadomym jest, że przekazywanie każdemu pracownikowi z zespołu projektowego informacji bywa utrudnione tym, że nie wszyscy pracują na jednym piętrze. Dlatego też warto korzystać w wewnętrznego komunikatora, na przykład ze Slacka, dzięki któremu mamy możliwość komunikowania się zarówno z pojedynczymi osobami, jak i z grupą czy klientem.

Z jakich narzędzi korzysta kierownik projektu?

Project manager powinien także korzystać z programów służących do zarządzania projektami. Darmowych lub niezwykle tanich narzędzi na rynku bardzo wiele. Oto niektóre z nich:

Redmine

Program pozwala na przydzielanie zadań konkretnym osobom, kontrolę czasu, generację raportów, kategoryzację zadań, tworzenie wiki projektu. Obsługuje wiele baz danych i jest wyjątkowy ze względu na swoją wieloplatformowość. Jest prosty w obsłudze i funkcjonalny. Z Redminem zarządzanie projektami staje się mniej skomplikowane; project manager znajdzie w tym programie między innymi: kalendarz, wykresy Gantta, e-mail, możliwość zgłaszania błędów, zarządzania czasem i dokumentami.

Collabtive

Zarządzanie projektami za pomocą tej platformy jest przyjemne i intuicyjne, gdyż nie znajdziemy tu nadmiaru funkcji. Może z niej korzystać project manager, zespół projektowy i klient. Collabtive ułatwi nam sprecyzowanie celów projektowych, zarejestrowanie czasu pracy nad kolejnymi zadaniami i wymianę informacji pomiędzy zaangażowanymi w projekt osobami.

Basecamp

Z pomocą tego programu kierownik projektu będzie miał możliwość zarządzania kilkoma projektami z jednego administracyjnego panelu. Dzięki Basecampowi komunikacja między pracownikami będzie znacznie sprawniejsza. Basecamp obsługuje wszystkie formaty plików – zarówno dokumenty, jak i zdjęcia. Używając Basecampa możemy tworzyć: listy rzeczy do zrobienia, dokumenty online, kamienie milowe. Basecamp posiada też blog, kalendarz i czat.

ActiveCollab

Jest to bardzo rozbudowany program ułatwiający zarządzanie projektami. Project manager znajdzie tu multum różnych funkcji. Niektóre z nich to: zgłaszanie błędów, zarządzanie plikami, zarządzanie czasem, opcja dodawania komentarzy. Za pomocą activeCollab można realizować nieskończoną ilość projektów.

Podsumowanie

Bycie kierownikiem projektu jest pełne wyzwań, na szczęście za pomocą programów do zarządzania projektami można znacznie ułatwić i uprzyjemnić sobie i innym pracę. Najlepiej przetestować kilka narzędzi, by sprawdzić, który z programów najbardziej odpowiada nam i naszemu zespołowi. Odpowiednie nawyki i umiejętne korzystanie z platform do zarządzania projektami pozwoli na realizowanie coraz lepszych i bardziej satysfakcjonujących zespół i klienta projektów.