Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem: Jak rejestrować ryzyka w projekcie?

Zarządzanie ryzykiem w projekcie to temat, na który niektórzy mogą opowiadać niezliczone historie, porady i strategie. Są też tacy, którzy ryzyka traktują po macoszemu i nie przywiązują wagi do ich ścisłego monitorowania. Dla jednych i drugich zadanie rejestrowania ryzyk i ich doglądania jest rzeczą podstawową, oczywiście na różnym poziomie szczegółowości.

Jeżeli nie mamy dostępu do zaawansowanego systemu zarządzania projektami, to prawdopodobnie naszym narzędziem do prowadzenia projektu będzie być stary, poczciwy Excel. To w nim będziemy tworzyć zestawienia, rejestry czy tabelki z informacjami. Znam też takie przypadki, gdzie w excelu tworzy się harmonogramy. Ten hiper-uniwersalny program może naprawdę dobrze działać podczas praktycznie każdej fazy projektu.

Zarządzanie ryzykiem bez narzędzia?

Jak wrócimy do naszego tematu z tytułu posta, czyli zarządzanie ryzykiem w projekcie to dojdziemy do wniosku, że tak naprawdę narzędzie jest drugorzędne. W pierwszej kolejności powinniśmy zastanowić się nad zakresem informacyjnym jaki chcemy zacząć rejestrować. Moja praktyka jest taka, że o ile nie mamy sztywnej procedury nakazującej nam rejestrowania określonego zestawu informacji, to powinniśmy opracować sobie dwa szablony rejestru ryzyk i problemów. Jeden dla projektów mało skomplikowanych, w których mamy stosunkowo przetarte szlaki i szczegółowość nie jest istotna oraz projektów dużych, gdzie mówimy już o planowaniu rozległych prac, np. w dużej, złożonej organizacji.

Zestawy informacji

W pierwszym wypadku, gdzie mamy do czynienia z projektami nie wymagającymi szczegółowego planowania, proponuję rejestrować następujący zakres informacji o ryzykach i problemach:

  1. Numer/ID ryzyka,
  2. Data zgłoszenia ryzyka,
  3. Imię i nazwisko zgłaszającego,
  4. Imię i nazwisko odpowiedzialnego,
  5. Klasyfikacja ryzyka (ekonomiczne, prawne, techniczne, organizacyjne)
  6. Opis ryzyka
  7. Status (Otwarte, Zamknięte)

Dla drugiego typu projektów, dużych, posiadających często kilku zamawiających lub rozproszone źródła wytwarzania stosuję bardziej zaawansowany rejestr, który dzielę na dwie części:

Część o ryzykach:

  1. Numer/ID ryzyka,
  2. Data zgłoszenia ryzyka,
  3. Imię i nazwisko zgłaszającego,
  4. Imię i nazwisko odpowiedzialnego,
  5. Klasyfikacja ryzyka (ekonomiczne, prawne, techniczne, organizacyjne),
  6. Opis ryzyka,
  7. Plan monitorowania,
  8. Plan przeciwdziałania,
  9. Oddziałuje na: (terminy, zakres, finanse, jakość, inne),
  10. Status (Otwarte, Zamknięte),

Część o problemach: (jeżeli ryzyko wystąpi)

  1. Poziom oddziaływania (od 1-niskie do 5-wysokie),
  2. Reakcja na problem,
  3. Ścieżka eskalacji,
  4. Obecny status,
  5. Koszt wpływu problemu,
  6. Notatki

Oczywiście powyższe to jedynie propozycja, widziałem rejestry ryzyk znacznie bardziej rozbudowane. Sposób i szczegółowość gromadzenia informacji o projekcie jest uzależniona od wielu czynników, których poprawne zinterpretowanie wymaga pewnej wprawy. Jeżeli chodzi o narzędzie to nie ma zasadniczego znaczenia, czy do kompletowania powyższych informacji użyjemy Excela, SharePointa, Jiry czy innego systemu. Narzędzie powinno być wygodne w użyciu i pozwalać na elastyczne rozbudowywanie zestawu danych.

Zobacz także

PMDays czyli niezwykła inicjatywa studencka!

Monitorowanie pracy scrum

Jak monitorować projekty prowadzone z użyciem SCRUM?

Ile zarabia project manager?

Ile zarabia project manager?

XIX konferencja IPMA Polska

XIX Konferencja IPMA Polska – Największe wydarzenie project management w Polsce!